Lønns- og personalsystem (LPS)
Hvem kan benytte tjenesten
Tjenesten passer for universiteter og høgskoler i Norge. Målgruppen er saksbehandlere innen lønn- og personalområdet, samt alle ansatte for selvbetjeningsfunksjoner. 16 virksomheter benytter SAP HR per i dag.
Forutsetninger
Deltakerne i samarbeidet om tjenesten må være registrerte kunder hos Sikt. Deltakerne må også benytte Feide-innlogging, og de må tilhøre gruppen statlige og vitenskapelige universiteter og høgskoler.
Beskrivelse av tjenesten
I tillegg til lønnskjøring, tidsregning, rapportering og stillinger, gir systemet til en viss grad støtte til rekruttering, personaladministrasjon, kompetanseoppfølging, personalbudsjettering og oppfølging av organisasjonsstruktur. Tjenesten er i stor grad basert på selvbetjening ved at den enkelte ansatte selv leverer inn data.
Universitets- og høgskolesektoren, bortsett fra de fire breddeuniversitetene, valgte i sin tid SAP HR som sitt felles system for lønns- og personaloppgaver. Leverandør av tjenesten har fra den gang vært Direktoratet for økonomistyring (DFØ).
Sikt er kundekoordinator og bidrar til at virksomhetene står samlet som en krevende kunde ovenfor leverandøren.
Kunden kan velge mellom tre nivåer av systemet:
- Basis - kun systemleveranse fra DFØ, arbeidsprosessene utføres av virksomheten lokalt
- Delservice - noen av arbeidsprosessene gjøres av DFØ
- Fullservice - mesteparten av arbeidsprosessene gjøres av DFØ
I tjenesteavtalen mellom den enkelte virksomheten og DFØ er det spesifisert hvilke arbeidsprosesser som utføres hvor.
Kostnad
Alle løpende kostnader for bruk av SAP HR og leveranser av øvrige tjenester faktureres den enkelte virksomhet av Direktoratet for økonomistyring (DFØ).
Prisen er spesifisert i virksomhetenes tjenesteavtale med DFØ og gjøres opp direkte mellom kundene og leverandøren, DFØ.
Behandling av endringsønsker som prioriteres av DFØ på vegne av alle kunder inngår som del av de løpende kostnadene. Endringer som ønskes, og prioriteres av universitets- og høgskolesektoren separat, bestilles formelt av Kunnskapsdepartementet etter Sikt forberedelse, og etter behandling, i arbeidsutvalg og prioriteringsråd.
Fakturering av realiserte endringsønsker skjer mot en belastningsfullmakt som DFØ får hos Kunnskapsdepartementet.
I tillegg faktureres virksomhetene for en tjenesteavgift fra Sikt. Den dekker kostnader til koordinering av samarbeidet, annen videreutvikling knyttet til bruk av systemet og timekostnader for ansatte i Sikt, som utfører arbeid tilknyttet tjenesten. Tjenesteavgiften kan variere noe fra år til år og fordeles etter størrelse på virksomheten (stor, medium og liten virksomhet).
Bestillingsinformasjon
Organisering av tjenesten
Leveransen av SAP HR til UH-sektoren gjøres av Direktoratet for økonomistyring (DFØ). Leveransen fra DFØ omfatter også flere andre statsvirksomheter som alle betjenes av en felles SAP HR implementering (FSI – Felles Statlig Implementasjon), men der UH-sektoren har en egen klient.
Leveransen er regulert av følgende avtaler:
- Gjensidige forpliktelsesavtale mellom Kunnskapsdepartementet og DFØ (overordnet avtale)
- Tjenesteavtale mellom den enkelte virksomhet og DFØ
- Driftsavtale mellom den enkelte virksomhet og DFØ
Sikt har et koordinerende ansvar på vegne av virksomhetene. Dette skal sikre at sektoren fremstår som en krevende kunde i alle saker av felles interesse, slik at SAP HR kan være et godt verktøy for sektoren.
Tjenesten hører inn under tjenesteråd for administrative tjenester. Tjenesterådet består av representanter med faglig tyngde som er relevant for tjenesteområdet, fortrinnsvis i en beslutningsrolle i egen virksomhet. Rådet har hovedansvar for forvaltning og videreutvikling av fellestjenester innenfor tjenesteområdet.