Felles studentsystem (FS)
Beskrivelse av tjenesten
Felles studentsystem (FS) er et økosystem som består av en rekke virksomhetsdatabaser og integrasjoner, applikasjoner og en saksbehandlerklient.
I tillegg tilbyr Unit et datavarehus (STAR) for studentdata, med i hovedsak eksamensdata og gjennomstrømning.
Databasene inneholder virksomhetenes egne student- og studiedata. Dataene i databasene administreres i FS-klienten og i en rekke webapplikasjoner. Mye av grunnlagsdataene for FS deles av alle virksomheter og vedlikeholdes av Unit via felles koderegister.
Data fra FS brukes som støtte til studieadministrative oppgaver som verktøy både for virksomheter og studenter. Data fra FS brukes også til styrings- og ledelsesinformasjon via rapportverktøy, rapportering til sentrale aktører m.m.
FS-tjenestene gir gevinster i form av støtte til studieadministrative prosesser og innsparing av tid til administrasjonsoppgaver.
Hvem kan benytte tjenesten
Alle virksomheter som kommer inn under Lov om universiteter og høyskoler av 01.04.2005 nr. 15 med endringer av 01.12.2006 og senere endringer, har i utgangspunktet rett til å slutte seg til avtalen og ta i bruk FS. Private høgskoler som får statstilskudd over kap. 0282 kan søke om å ta i bruk FS.
Forutsetninger
For å kunne søke om å bli en FS-virksomhet må noen kriterier oppfylles. Virksomheten må:
- Ha akkrediterte studietilbud
- Drifte FS gjennom Unit
- Inngå avtale med Uninett om å benytte Feide
- Inngå samarbeid om fadderordning ved annen institusjon dersom Unit krever dette
- Sette av nok tid for ansatte med kompetanse innen studieadministrasjon til å lære seg FS og arbeide med tjenestene
- Oppnevne en navngitt kontaktperson (FS-kontakt), som skal være et bindeledd for kommunikasjon mellom virksomheten og Unit
FS er et komplekst system som består av en database og mange tilknyttede applikasjoner. Virksomheter som tar i bruk FS må derfor påregne å sette av dedikerte ressurser for å forstå sammenhenger i systemet, legge inn og vedlikeholde data. Systemet vil være virksomhetskritisk for virksomheten, og av sårbarhetshensyn bør flere enn en person ha denne kompetansen. Dersom virksomheten ikke kan sette av slike ressurser, bør en vurdere andre alternativer, med mindre kompleksitet.
Drift, vedlikehold, brukerstøtte og servicenivå/SLA
Unit er ansvarlig for daglig brukerstøtte til virksomhetenes FS-kontakter på FS-tjenestene, samt vedlikehold, oppgraderinger og videreutvikling.
Kontaktpunkt for feil og henvendelser relatert til konkret bruk av tjenesten: fs-support@sikt.no. Henvendelser besvares pr e-post. Unit besvarer henvendelser på hverdager mellom klokka 09.00 og 15.30. Kritiske feil besvares fortløpende. Øvrige henvendelser behandles fortløpende etter en vurdering av hva som haster mest.
Studenter og ansatte ved virksomhetene skal kontakte sin lokale brukerstøtte. Unit sørger for dokumentasjon på https://www.fellesstudentsystem.no/dokumentasjon/.
USIT ved Universitetet i Oslo drifter FS-tjenestene på vegne av Unit. Unit formidler eventuelle driftshenvendelser fra virksomheten til USIT.
Oppetid: Driftsleverandør plikter å holde en oppetid på 99 % i serviceperioden. Serviceperioden for driftstjenestene er definert som:
- Ordinære arbeidsdager (mandag – fredag): kl 08:00 – 16:00
- Lørdager: kl 10:00 – 16:00
- Søndager unntatt offentlige helligdager: kl 12:00 – 16:00
Nedetid: Avtalt nedetid er andre onsdag i måneden fra kl 16:00 til kl 08:00 neste morgen. Leverandør av driftstjenester kan benytte nedetiden til å utføre endringer, oppgraderinger eller annet nødvendig arbeid. Avtalt nedetid varsles til virksomhetene i god tid i forkant.
Risikoanalyser gjennomføres jevnlig for alle tjenestene.
Databehandling, personvern og sikkerhet
Virksomheten er behandlingsansvarlig for personopplysninger som behandles i alle FS-tjenestene. Unit er databehandler. Alle virksomheter som skal benytte FS-tjenestene må signere en egen databehandleravtale med Unit. Virksomheten må som behandlingsansvarlig utarbeide egne personvernerklæringer for FS-tjenestene. Unntaket er personopplysninger som behandles i tjenestene GAUS og RUST. For disse tjenestene er Unit behandlingsansvarlig. Personvernerklæringer for disse finnes på nettsidene til Unit:
Virksomheten har et selvstendig ansvar for å sørge for tilfredsstillende informasjonssikkerhet ved egen bruk av tjenesten. Dette følger blant annet av bestemmelsene i eForvaltningsforskriften og lov om personopplysninger. Dette innebærer at virksomheten skal iverksette relevante sikringstiltak for å beskytte informasjon som formidles ved hjelp av FS-tjenestene mot brudd på konfidensialitet, integritet og tilgjengelighet. Vurdering og iverksettelse av nødvendige sikringstiltak skal skje innenfor rammen av virksomhetens ledelsessystem for informasjonssikkerhet.
Unit har inngått egen databehandleravtale med Universitetet i Oslo, USIT, som drifter FS-tjenestene på vegne av Unit.
Vederlag, kostnader og økonomi
FS er brukerfinansiert. Tjenesten finansieres av en årlig tjenesteavgift som er todelt:
- Årlig grunnbeløp per virksomhet
- Brukeravgift som baseres på det årlige gjennomsnittlige antall studenter* ved virksomheten
I tillegg kommer driftskostnader. Unit kjøper driftstjenester fra USIT ved Universitetet i Oslo og disse utgiftene avregnes i slutten av hvert år og fordeles mellom alle deltakende virksomheter. Når Unit har mottatt årsregnskap fra USIT avstemmes fakturert beløp (som baseres på budsjett fra USIT) med virkelige regnskapstall og differansen fordeles på hver virksomhet (for lite fakturert eller for mye fakturert).
Ved oppstart av FS vil opplæring og bistand til implementering bli fakturert pr time.
*Barratt Due betaler redusert pris for elever som ikke er student på høgskolen. Prisen pr elev er satt til 40 % av prisen pr student.
Organisering og styring
Tjenesten hører inn under Tjenesteråd for studieadministrasjon. Tjenesterådet består av representanter med faglig tyngde som er relevant for tjenesteområdet, fortrinnsvis i en beslutningsrolle i egen virksomhet. Rådet har hovedansvar for forvaltning og videreutvikling av fellestjenester innenfor tjenesteområdet.
Det finnes også en planleggingsgruppe og ulike ekspertgrupper med medlemmer fra virksomhetene som gir innspill til forvaltning og videreutvikling av tjenesten.
Les mer om styringsmodellen for digitalisering
Varighet og oppsigelse
Avtalen gjelder inntil en av partene sier den opp. Oppsigelse skal meldes skriftlig til Unit senest 15. juni/15. desember. Oppsigelsen får virkning fra 1. januar/1. juli påfølgende år. De økonomiske forpliktelsene i form av betalte kontingenter skal være oppfylt før en oppsigelse kan gjøres gyldig.
Virksomheten eier innholdet i FS-tjenestene, med unntak av innholdet i tjenestene GAUS og RUST. Alle data eller annet materiale som er lastet opp under virksomheten sine brukerkontoer i tjenesten forblir virksomhetens eiendom (Programinnhold). Under avtaleperioden og i 6 måneder etter utløpet eller avslutningen, kan virksomheten eksportere sitt innhold. Unit har ingen forpliktelse til å lagre virksomheten sitt innhold ut over 6 måneder etter utløpet eller avslutningen.
Kontakt
Administrativt kontaktpunkt for tjenesten: kontakt@sikt.no. Henvendelser besvares primært pr. e-post. Eventuelle endringer i hvem som er virksomhetens FS-kontakt meldes også hit.
Kontaktpunkt for feil og henvendelser relatert til konkret bruk av tjenesten: fs-support@sikt.no Henvendelser besvares per e-post.
Generelle betingelser
Tjenesten er underlagt Units Generelle tjeneste- og leveransebetingelser. Dersom tjenesteavtalen dekker områder som er beskrevet i de generelle betingelsene, vil tjenesteavtalen gå foran de generelle betingelsene.
Endringer
Endringer i tjenestebetingelsene varsles uten opphold til virksomhetens kontaktpunkt, samt publiseres her.