Dokumentasjonsforvaltning - Public 360
Ved hjelp av systemet kan brukerne opprette og behandle saker, journalføre inngående og utgående saksdokument, samt utarbeide rapporter. Systemet støtter elektronisk saksflyt og papirløs møte- og utvalgsbehandling. Tjenesten er tilpasset statlige og vitenskapelige høgskoler og universiteter i Norge.
Kort om tjenesten
I mai 2020 forlenget Sikt (Unit) driftsavtalen med TietoEvry fram til 31.mai 2026, det er ikke mulig å forlenge avtalen ytterligere. Den enkelte virksomhet kan med seks måneders skriftlig varsel avbestille tjenesten. Varsel sendes både til Tieto og Sikt. Leverandør gir brukerstøtte.
Integrasjoner:
- JobbNorge
- FS
- Digital eksamen (planlegges – 2021)
- Leganto (planlegges – 2021)
- KGV (planlegges – 2021)
Hvem kan benytte tjenesten
Tjenesten ble opprinnelig etablert for små og mellomstore høgskoler. Antall virksomheter som benytter tjenesten er per i dag 35. Flertallet er høgskoler og universiteter (statlige, vitenskapelige og private), men tjenesten brukes også av andre virksomheter, som for eksempel Nasjonalt folkehelseinstitutt og Senter for internasjonalisering i utdanningen. Alle bruker Public 360 i sin daglige drift.
Forutsetninger
Public 360 ble anskaffet gjennom en felles offentlig anskaffelsesprosess for universiteter og høgskoler som deltok i prosjektet.
Beskrivelse av tjenesten
Sikt har en rammeavtale med TietoEVRY, som er leverandør av Public 360. Tjenesten Dokumentasjonsforvaltning tilbyr et komplett saksbehandlings- og arkivsystem som støtter Noark 5-standarden.
Kostnad
Årlig tjenesteavgift dekker alle kostnader knyttet til anskaffelse, koordinering av samarbeidet og videreutvikling av systemet. Avgiften dekker også timekostnader for ansatte i Unit som utfører arbeid tilknyttet tjenesten. Tjenesteavgiften kan variere noe fra år til år, og den fastsettes i nært samarbeid med prioriteringsrådet. Den fordeles etter størrelse på virksomheten – stor, medium og liten virksomhet – basert på antall studenter. For virksomheter uten studenter er det antall ansatte (multiplisert med en faktor på 6.11) som ligger til grunn for beregning av avgiften. Virksomhetene faktureres en gang i året gjennom en samlefaktura fra Sikt. Tjenesten finansieres av sektoren via en årlig tjenesteavgift etter 80/20-modellen.
I tillegg til dette påløper vedlikeholds-, drifts-, og brukerstøttekostnader fra leverandør. Dette faktureres direkte fra leverandør.
Bestillingsinformasjon
For informasjon om bestilling av tjenesten kontakt Sikt.
Organisering av tjenesten
I denne tjenesten er Sikt en kundekoordinator overfor deltakende virksomheter, og kontraktspart overfor leverandøren TietoEvry.
Tjenesten hører inn under tjenesteråd for administrative tjenester. Tjenesterådet består av representanter med faglig tyngde som er relevant for tjenesteområdet, fortrinnsvis i en beslutningsrolle i egen virksomhet. Rådet har hovedansvar for forvaltning og videreutvikling av fellestjenester innenfor tjenesteområdet. Tjenesten har i tillegg et arbeidsutvalg som er satt sammen av fagpersoner og superbrukere fra virksomhetene. Arbeidsutvalget utfører operasjonelt arbeid på vegne av tjenesterådet. I 2021 er følgende virksomheter representert i AU: NHH, OsloMet, HVL, NIBIO, NMBU, Politihøgskolen og Sikt.
Tjenesteansvarlig hos Sikt: Kadri-Liis Wist