Box - personlig lagring og deling av filer

Box er en skytjeneste for personlig lagring og deling av filer. Filene lagres i nettskyen og er tilgjengelig via nettleser, mobile apper og desktop synkroniseringsklienter. Sikt har inngått kontrakt og databehandleravtale med Box.com basert på norsk lov.  En felles risiko- og sårbarhetsanalyse har blitt gjennomført. 

Hvem kan benytte tjenesten

Tjenesten kan, gjennom abonnement, brukes av alle institusjoner som er kunde av Sikt. Box er i utgangspunktet tilgjengelig for alle studenter, forelesere, forskere, ansatte ved institusjoner som er tilknyttet tjenesten. Tilgang kan begrenses til spesifikke brukergrupper (basert på brukerens eduPersonAffiliation attributt i Feide); institusjonen velger selv om Box skal være tilgjengelig for ansatte, studenter eller begge gruppene.

Forutsetninger: 

• Institusjonen må være vertsorganisasjon i Feide; for å få Box-konto må man logge seg på med Feide. Sjekk Feides utrullingsstatus for å se om din institusjon er med.
• Institusjonen er ansvarlig for organisering og forvaltning av tjenesten til sine sluttbrukere. Institusjonen oppnevner da en kontraktsansvarlig, en teknisk ansvarlig og et førstelinje kontaktpunkt.
• Institusjonen er ansvarlig for organisering av førstelinje brukerstøtte og opplæring. Box.com leverer selvhjelpsportal til brukerne og andrelinje brukerstøtte direkte til institusjonen. I tillegg bistår direktoratet med brukerstøtte og koordinering mot Box.com.

Beskrivelse av tjenesten 

Box gir enkel deling av filer på tvers av institusjonsgrensene samt synkronisering av filer mellom diverse enheter (desktop, mobil, nettleser). Box tilbyr forhåndsvisning i nettleseren av de fleste filtyper.

Hver institusjon har sin egen Box-instans. Denne er/har:

• adskilt fra andre Box-instanser
• styrt av institusjonen. 
• tilgjengelig via egen URL:  http://<institusjon>.box.com, f.eks. http://hioa.box.com/
• egen administrator med eget Administrator Console med full kontroll over brukere, rapporter og tilpasninger i brukergrensesnittet
• pålogging med Feide
• brukerkontoer autoprovisjonert ved første Feide-pålogging

Box støtter utrulling og drift med blant annet en "Customer Success Manager" som hjelper institusjonen med det som må til for å kunne ta Box i bruk og med å videreutvikle bruken. Fysisk besøk av Box er mulig.

Risiko- og sårbarhetsvurdering

Det er foretatt en felles risiko- og sårbarhetsvurdering

Brukerstøtte

• Institusjonen er selv ansvarlig for førstelinje brukerstøtte.
• Sikt leverer andrelinje brukerstøtte til institusjonens Box-ansvarlige.
• Box støtter med diverse supportmateriell og supportdesk til institusjonens førstelinje brukerstøtte.

Mer informasjon om Box

Box: www.box.com

Box blogg: blog.box.com

Box support: support.box.com

Kostnad 

Sikt viderefakturerer innkjøpspris, pluss et påslag for å finansiere sentrale kostnader (påloggingstjeneste, tjenesteforvaltning).

Innkjøpspris varierer med valutakurs, samt til enhver tid gjeldende avtale med Box. Påslag for sentrale kostnader kan variere, blant annet med antallet solgte lisenser totalt i UH-sektoren. Satsene fastsettes i forkant av det kommende året, og meddeles virksomheten før årsskiftet. 

Fakturering

Virksomheter faktureres etter forbruk av Box brukerlisenser per måned, målt på siste dag i måneden. Virksomheten har selv ansvar for å fjerne inaktive og ubrukte kontoer (gjøres gjennom virksomhetens administrasjonsbruker). Forbruk beregnes månedlig og fakturering skjer årlig i november/desember. Institusjonen kan følge sitt lisensforbruk til enhver tid via sin Box Administrative Console. Minimumskjøp er angitt i kontrakten.

Bestillingsinformasjon 

For mer informasjon om bestilling av tjenesten kontakt Sikt.

Organisering av tjenesten 

• Box er anskaffet på etterspørsel fra UH-sektoren 
• Kontrakt mellom Sikt og Box er et avrop på en nordisk rammeavtale som ble inngått mellom NORDUnet og Box i juli 2013.
• Rammeavtalen er basert på dansk lov.
• Kontrakt mellom Sikt og Box gjelder norsk lov.
• Databehandleravtale mellom Sikt og Box er basert på norsk lov.
• Tjenesten bruker en påloggingsproxy hvor autorisasjon finner sted, driftet av NORDUnet.
• Tjenesten leveres og driftes av Box, dataene lagres i USA.
• Brukerstøtte leveres primært av institusjonens førstelinje. ("Box 24/7"-brukerstøtte benytter seg blant annet av et filippinsk callcenter. Vær derfor oppmerksom på personvernmessige konsekvenser ved eventuell kontakt med dette callcenter).