Prosjektrammeverk

 

Tilpasningene er fortrinnsvis gjort i veiledningstekst i dokumentmalene, og kun unntaksvis som endringer i struktur og innhold, slik at rammeverket holder seg så nært opptil Difis prosjektveiviser som mulig. Dette støtter opp om en felles tilnærming til prosjektgjennomføring for høyere utdanning og forskning, forenkler oppdatering av rammeverket, og underbygger rammeverket for kvalitetssikring.

Dokumentmaler:

Mandat for konseptfasen (BP1): et ledelsesprodukt som etableres av den organisasjonsenheten som eier og iverksetter en konseptfase. Mandatet utarbeides på bakgrunn av et problem eller et behov som skal løses. Det gir de som skal gjennomføre utredningsarbeidet/konseptfasen et mandat til å sette i gang sitt arbeide, herunder føringer og rammer for arbeidet.

Prosjektforslag (BP2): et ledelsesprodukt som skal gi et solid og fullstendig fundament for å igangsette prosjektet. Prosjektforslaget opprettes i konseptfasen og bygger videre på mandatet for konseptfasen. I planleggingsfasen utvides og forfines innholdet i prosjektforslaget i styringsdokumentet, deretter vedlikeholdes ikke prosjektforslaget lenger.

Styringsdokument (BP3): peker ut retningen og omfanget for prosjektet og danner (sammen med prosjektplanen) “kontrakten” mellom prosjektlederen og prosjekteieren/ prosjektstyret. Styringsdokumentet er et levende ledelsesprodukt i og med at det bestandig skal gjenspeile nåværende status, planer og kontrollmekanismer i prosjektet.

Gevinstrealiseringsplan (BP3): denne planen viser hvilke gevinster som skal realiseres, hvilke tiltak som kreves for å få de realisert og hvem som har ansvaret for at de blir realisert. Dette dokumentet er avgjørende for at prosjektet skal godkjennes av Digitaliseringsstyret, og vil bli fulgt opp etter prosjektet er avsluttet. 

Avslutningsanbefaling (BP4): en anbefaling fra prosjektleder til prosjektstyret om at prosjektet kan gå over i avslutningsfasen. Dette trenger ikke etableres som et eget styringsdokument, men kan ivaretas for eksempel som et saksfremlegg til prosjektstyrets BP4-møte. Oppdatert styringsdokument legges ved for endelig vurdering av om resultatene er i tråd med prosjektplan og etablerte mål.

Sluttrapport (BP5): dokumenterer hvordan prosjektet har gått. Prosjektets resultater sammenlignes opp mot mål og planer i styringsdokumentasjonen. Hensikten med sluttrapporten er intern og ekstern læring. Sluttrapporten dokumenterer erfaringer som er nyttige for andre prosjekter og annen relevant informasjon som er viktig for den eller de som skal drifte og vedlikeholde prosjektets produkter, som potensielt uferdig arbeid, vedvarende usikkerheter og lignende.

Statusrapport: rapport til prosjekteier/-styre, basert på prosjektets aktiviteter og gjeldende styringsdokumentasjon. Dokumenterer prosjektstatus, usikkerhet, avvik og tiltak underveis i arbeidet.

Overordnet statusrapport: rapport til presentasjon i Digitaliseringsstyret, baseres på underliggende statusrapportering og styringsdokumentasjon for prosjektet.