Nye tjenester for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning

Ambisjonen i Kunnskapsdepartementets (KD) digitaliseringsstrategi er at administrative tjenester skal etableres som fellestjenester. Området saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning ble fremmet som en prioritert fellessatsing i «Handlingsplan for digitalisering i høyere utdanning og forskning» av fagutvalget for administrasjon, ledelse og kontorstøtte. Handlingsplanen ble revidert av Digitaliseringsstyret i 2020.    

Dette medfører at 21 universiteter og høgskoler underlagt KD er pålagt å benytte ny løsning for saksbehandling og dokumentasjonsforvaltning. Løsningen er anskaffet av Sopra Steria og består av saksbehandlingsplattform fra ServiceNow og arkivkjerne fra Documaster.

Høgskoler som ikke direkte er underlagt KD, samt andre virksomheter med tilknytning til UH-sektoren har opsjon på å ta i bruk løsningen. Opsjonen gir en rett, men ingen plikt. 

Det er etablert 5 kontrakter, en kontrakt for hver av BOTT-institusjonene (Universitetene i Bergen, Oslo, Trondheim og Tromsø), og en femte kontrakt for virksomhetene som faller inn under Unit. Den femte kontrakten er for de 17 KD-institusjonene (rettighetshavere) og de virksomhetene som ikke er direkte underlagt KD (opsjonshavere). 

Unitprosjektet vil koordineres tett med UH-sak, da det er gjensidige avhengigheter og store synergieffekter ved gjenbruk av utført arbeid. UH Sak, tidligere BOTT SA, har hovedansvaret for anskaffelsen og etablering av løsningen, mens Unitprosjektet skal sikre forberedelser, implementering og forvaltning av den femte kontrakten.