Mandat for Digitaliseringsstyret fra 2021

Justert etter Digitaliseringsstyrets møte 29.04.2021, sak 15/21 "Justering av samstyringsmodell og avvikling av råd for helhetlig prioritering".

Bakgrunn

Unit skal bidra til å realisere de til enhver tid gjeldende sektormål for forskning og høyere utdanning. Virksomheten har ansvar for nasjonal samordning og et overordnet forvaltningsansvar på IKT-området. Dette er i vedtektene til Unit konkretisert i følgende oppgaver:

• Iverksette og følge opp strategier og retningslinjer fastsatt av Kunnskapsdepartementet og følge opp initiativer fra universitets- og høyskolesektoren og andre relevante aktører, f.eks. instituttsektoren og helsesektoren.
• Utføre porteføljestyring for koordinering og oppfølging av nasjonale utviklingsprosjekter og fellestjenester.
• Utvikle og forvalte en felles IKT-arkitektur for harmonisering og standardisering av prosesser, data og tekniske grensesnitt i universitets- og høyskolesektoren, og bidra til samordning med andre relevante aktører.

For å ivareta institusjonenes behov og interesser i styring og samordning av digitalisering er det etablert en styringsmodell med tydelig medvirkning fra institusjonene i høyere utdanning og forskning, som vist under. Styringsmodellen skal bidra til realisering av gjeldende digitaliseringsstrategi for universitets- og høyskolesektoren, samt måloppnåelse for gjeldende sektormål. Styringsmodellen endrer ikke de til enhver tid etablerte styringslinjene fra Stortinget, regjeringen og departementer.

Digitaliseringsstyret for høyere utdanning og forskning og de underliggende fagutvalgene utøver strategisk styring, herunder prioritering og igangsetting av nye felles satsinger og prosjekter. Tjenesterådene har ansvar for løpende tjenestestyring, herunder forvaltning og videreutvikling av eksisterende fellestjenester i høyere utdanning og forskning.

Formål

Digitaliseringsstyret skal styrke digitaliseringen gjennom nasjonal styring og samordning, og har en styrende rolle knyttet til felles tjenesteutvikling og en rådgivende funksjon overfor Unit sin myndighetsrolle.

Digitaliseringsstyret skal:

• Bidra til at sektorene har relevante, forankrede, forpliktende og realistiske digitaliseringsstrategier og mål.
• Bidra til bedre måloppnåelse og raskere gevinstrealisering gjennom raskere utvikling og innføring av nye fellestjenester, samt raskere realisering av endringer i eksisterende fellestjenester.
• Bidra til bedre utnyttelse av ressurser og ny teknolog

Oppgaver og ansvar

Strategiprosess

• Tilrå digitaliseringsstrategi og handlingsplan med tiltak for å realisere digitaliseringsstrategien. Digitaliseringsstrategien vedtas av Kunnskapsdepartementet, mens handlingsplaner vedtas av Unit. 
• Tilrå samstyringsmodell for høyere utdanning og forskning. Samstyringsmodellen vedtas av Unit.

Porteføljestyring

• Vedta porteføljestyringsprosess for felles investeringsmidler utarbeidet og forvaltet av Unit.
• Utøve porteføljestyring for prosjekter og utviklingstiltak som finansieres av felles investeringsmidler basert på anbefaling fra Unit og forutgående behandling i tjenesteråd og fagutvalg.
• Vedta årlige rammer for felles investeringsmidler til digitaliseringsarbeidet, samt fordeling av rammen på de ulike fagområdene.

Arkitekturstyring

• Tilrå standardisering eller endringer innen lov/forskrift, organisering, arbeidsprosesser, løsningsarkitektur, tekniske- og datarelaterte standarder der dette er nødvendig for realisering av strategier.

Forvaltningsstyring av fellestjenester

• Vedta 3-årige veikart og budsjettrammer for forvaltning og videreutvikling av de brukerfinansierte fellestjenester som leveres av Unit, med unntak av brukerfinansierte fellestjenester som er organisert i samarbeidskonsortier.
• Tilrå 3-årige veikart og budsjettrammer for fellestjenester organisert i samarbeidskonsortier, bevilgningsfinansierte fellestjenester og fellestjenester levert av andre virksomheter enn Unit.

Andre oppgaver

• Behandle store satsningsforslag og IKT-konsekvenser av vedtatt politikk.
• Vedta sammensetning og mandat for fagutvalg og tjenesteråd.
• Bidra til å informere om relevante saker fra Digitaliseringsstyret.

Sammensetning

Digitaliseringsstyret skal bestå av inntil 12 medlemmer som representerer universitetene og høyskolene, i tillegg en representant fra NSO og en fra hovedsammenslutningene. Representanten fra hovedsammenslutningene deltar som fast observatør med talerett. Universiteter og høyskoler skal være representert med toppledere, det vil si deltagere i toppledergruppen. Digitaliseringsstyret skal ha representasjon fra institusjoner som bidrar tyngst mht. fellestjenester, samtidig som styret skal representere mangfoldet i UH-sektoren. Sammensetningen skal være både fra administrativ og faglig ledelse og kjønnsbalanse skal tilstrebes. Medlemmene representerer sektoren, ikke egen institusjon. Digitaliseringsstyret, ikke medlemmene, skal ha faste vararepresentanter som innkalles ved frafall.

Unit er sekretariat og legger fram saker. Direktør i Unit deltar og har talerett i Digitaliseringsstyrets møter. Andre aktører kan delta som observatører da møtene er åpne.

Funksjonstid for medlemmer av Digitaliseringsstyret er i utgangspunktet to år, med mulighet for forlengelse.